Segundo Ensayo: Las tecnologías de información como facilitadores e integradores

Las tecnologías de información como facilitadores e integradores

La formación es un elemento esencial en el proceso de incorporar las nuevas tecnologías a las actividades cotidianas. Entre los beneficios más claros que los medios de comunicación aportan a la sociedad se encuentran el acceso a la cultura y a la educación, donde los avances tecnológicos y los beneficios que comporta la era de la comunicación lanzan un balance y unas previsiones extraordinariamente positivas.

Se entiende por tecnologías de información a la aplicación de ordenadores y equipos de telecomunicación para almacenar, recuperar, transmitir y manipular datos, con frecuencia utilizado en el contexto de los negocios u otras empresas.

Las Herramientas de formación

Sistema de enseñanzas por computador: La enseñanza asistida por computadora consiste en tecnologías de la información que permiten al estudiante acceder fácilmente a múltiples recursos que le permitirán mejorar sus conocimientos, además de la información simple.   Se pretende que ésta ayude al estudiante en sus procesos de aprendizaje y desarrollo intelectual.

Desde hace tiempo y aun en la actualidad se usan estos software que permiten enseñar desde un niño de primaria a aprender los colores como a adultos en extensos tutoriales para casi cualquier cosa, específicamente en Venezuela se utiliza el sistema de canaimas entregadas en las instituciones de educación pública que contienen un software de aprendizaje que hasta los momentos ha dado buenos resultados.

Herramientas de Información

El Data Warehouse: Es una herramienta muy útil para consultar y jerarquizar una información fiable. Los expertos han explicado lo han traducido literalmente como “almacén de datos”. W.H.Inmon en su libro “Building the Data Warehouse” definía este sistema como “El conjunto de datos orientados por tema, integrados, no volátiles, variables en el tiempo que se emplean como apoyo a la toma de decisiones”. De esta definición podemos interpretar lo siguiente:

• Conjunto de datos orientados por tema. Esto quiere decir que se centra en entidades de alto nivel (Cliente, Producto…) y no en los procesos (a diferencia de los sistemas operacionales). Además, al ser temático, las peticiones de información sobre un cliente se responderán de manera más sencilla.
• Se construye mediante fuentes heterogéneas (bases de datos, ficheros planos, registros transacciones on-line…) a las que se aplican técnicas de integración (estructuras codificadas, medidas de los atributos…). Se pueden consultar distintos niveles de detalle.
• No volátiles. Lo que quiere decir que los datos no cambian una vez se encuentran dentro del almacén. A diferencia de la base de datos operacional, en el Data Warehouse solo se requieren dos operaciones: Carga de datos y acceso a ellos.
• Variables en el tiempo. Los datos siempre están sujetos al instante en el que fueron tomados (un semestre, un año, etc…). Esta es otra diferencia con el entorno operacional, que reflejan la actividad de negocio en el presente. En el Warehouse se pueden realizar análisis de tendencias.

El Data Mining: es el proceso por el cual es extraída información significativa de grandes bases de datos, información que revela inteligencia del negocio, a través de factores ocultos, tendencias y correlaciones para permitir al usuario realizar predicciones que resuelven problemas del negocio proporcionando una ventaja competitiva. Esta herramientas de Data Mining predicen las nuevas perspectivas y pronostican la situación futura de la empresa, esto ayuda a los mismos a tomar decisiones de negocios proactivamente, además, tiene sus áreas de aplicación como marketing y comercial, finanzas, gestión de planes y proyectos, recursos humanos, banca, administraciones, publica, salud, privada, entre otros.

Decision Support System (DSS): Un Sistema de Soporte a la Decisión es una herramienta enfocada al análisis de los datos de una organización. El DSS es una de las herramientas más emblemáticas del "Business Intelligence" ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de gestión. Estas son algunas de sus características principales: Informes dinámicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que ceñirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantación, y que no siempre responden a sus dudas reales. No requiere conocimientos técnicos. Un usuario no técnico puede crear nuevos gráficos e informes y navegar entre ellos, haciendo. Por tanto, para examinar la información disponible o crear nuevas métricas no es imprescindible buscar auxilio en el departamento de informática.  Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de datos en estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos están optimizadas para el análisis de grandes volúmenes de información.

Integración entre todos los sistemas/departamentos de la compañía. El proceso de ETL previo a la implantación de un Sistema de Soporte a la Decisión garantiza la calidad y la integración de los datos entre las diferentes unidades de la empresa. Existe lo que se llama: integridad referencial absoluta.

Executive Information System (EIS): Permite monitorear el estado de las variables de un área o unidad de la empresa a partir de información interna y externa a la misma. Un Sistema de Información para Ejecutivos son el tipo de DSS que más se suele emplear en "Business Intelligence", ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito.

Herramientas de Comunicación

Se llama herramientas de comunicación a todas aquellas herramientas que utilizan las tecnologías de la información y comunicación como medio para desarrollar capacidades de diálogo, de discusión y debate, de interacción y comunicación y, en definitiva, de información. En los entornos de enseñanza-aprendizaje, las herramientas de comunicación juegan un papel fundamental que ha variado por completo el panorama de la enseñanza, de forma que se camina hacia un nuevo paradigma de aprendizaje.

Workflow: se refiere al flujo de trabajo a seguir para la consecución de una tarea o trabajo predeterminado. Se define como un sistema de secuencia de tareas de un proceso de negocio. Su definición y control puede ser manual, informatizado o mixto. Organiza y controla tareas, recursos y reglas necesarias para completar el proceso de negocio.

Las nuevas tendencias, a la hora de regular las organizaciones, hacen del Workflow una herramienta clave para lograr mayor agilidad y aumentar la descentralización de las actividades administrativas y comerciales.

La evolución de Workflow consiste en buscar la máxima automatización de los procesos de trabajo y el control total de las diferentes etapas, durante las cuales los documentos, la información o las tareas pasan de un participante a otro, según unas normas o procedimientos previamente definidos.


A lo largo del tiempo, se han ido desarrollando diversas aplicaciones de software, muchas de ellas han evolucionado a partir de sistemas de gestión de imagen, sistemas de gestión de documentos, sistemas de correo electrónico o de bases de datos.

Groupware: El término “groupware” (en español conjunto de programas informáticos colaborativos) se refiere al uso de métodos y herramientas de software que permiten que los usuarios realicen trabajos colectivos a través de las redes.

Por lo tanto groupware hace referencia a las diversas y variadas aplicaciones que contribuyen a una única y misma meta: permitir que usuarios separados geográficamente trabajen en equipo. El trabajo en equipo puede ser llevado a cabo compartiendo información o creando e intercambiando datos informatizados. En la mayoría de los casos, groupware se refiere a las herramientas de mensajería (instantánea o no) y a las diversas aplicaciones como:

• Agenda compartida
• Documento del área de trabajo compartida
• Herramientas de intercambio de información (foros electrónicos)
• Herramientas de administración de contactos
• Herramientas de workflow
• Conferencias electrónicas (videoconferencia, chat, etc.)

Servicios de atención al cliente

El servicio de atención al cliente tiene ahora, con las nuevas tecnologías de la comunicación y la información, nuevas herramientas para gestionarse de manera más práctica y eficaz.

Los medios digitales han permitido un nuevo nivel para relacionarse con los clientes, pero deben ser manejados de tal forma que siempre jueguen a nuestro favor, pues es muy fácil que también se pueden venir en contra nuestra.

Sistemas de videoconferencia

El avance de la tecnología impacta en todas las áreas. La videoconferencia se ha transformado hoy en una herramienta altamente valorada por el segmento empresarial no cabe duda. Las cifras así lo demuestran: casi un 96% de los directivos de compañias -más de 1.200 tomadores de decisión de firmas líderes- cree que la videoconferencia elimina las barreras de la distancia y mejora la productividad entre equipos en diferentes ciudades y países.

Internet e Intranet

Podría decirse que Internet es una gigantesca base de datos distribuida en todo el mundo, en la que se puede encontrar información y servicios de todo tipo. Para acceder a esta información y servicios son necesarias herramientas que permitan acceder a una búsqueda rápida a través de máquinas localizadas en cualquier parte.

Intranet es un sistema de distribución interna de información y de comunicación que ofrece la posibilidad de que las terminales puedan estar conectadas en red, con pantallas de usuario y ser de fácil utilización, agilizando la comunicación, ya sea a nivel interdepartamental, por sucursales a nivel nacional, o bien internacional. Funciona desde y hacia cualquier área de la empresa conectada a la red, permitiendo el intercambio de mensajes o conversaciones, activando, de esta manera la comunicación interdepartamental.